Een ‘volledig gevulde schoenendoos’ met bedrijfssoftware

Architectenbureau KOW heeft flinke stappen gezet in de automatisering van cruciale onderdelen van haar bedrijfsvoering. Vooral de automatisering van de HR,- salaris,- project- en financiële administratie zorgen voor efficiency en plezier op de werkvloer. “De software van AFAS daagt je uit om continu te blijven nadenken over je processen.”
Delen:
Jill Hofbauer, Debbie Visser en algemeen directeur Pieter Sitsen van Architectenbureau KOW.

Toen Debbie Visser in dienst trad bij KOW viel ze met haar neus in de boter, KOW was net met de software van AFAS gaan werken. Algemeen directeur Pieter Sitsen en Jill Hofbauer, verantwoordelijk voor HR en Finance, waren al langer actief betrokken bij de implementatie van AFAS.

Zij voelden zich genoodzaakt zich te oriënteren op nieuwe bedrijfssoftware toen hun toenmalige leverancier werd overgenomen. Pieter: “Dat was een goed moment om eens kijken wat er nog meer op de markt te koop is.” Jill was wel te porren voor vervanging van de bedrijfssoftware: “Ik werkte op dat moment met een apart salarisprogramma en drie andere pakketten. Ik moest allerlei ingewikkelde handelingen verrichten om alles in één overzicht te krijgen. Dit kan efficiënter. En vooral ook met minder van die bewerkelijke Excel-lijstjes.”

‘De software van AFAS daagt je uit om continu te blijven nadenken over je processen’

Volledig gevulde schoenendoos uit Nederland

Tijdens hun oriëntatieronde ontdekten Pieter en Jill dat de meeste leveranciers werken met softwarepakketten in combinatie met een abonnementsstructuur. “Voor extra functionaliteit en aanvullende autorisaties moet je extra betalen”, stelt Pieter. “Als ondernemer houd ik daar niet van. Van AFAS krijg je een volledig gevulde schoenendoos. Wat wij nodig hebben halen we eruit en we weten precies wat de kosten zijn, zonder verrassingen. Dat sprak ons aan.” Pieter heeft daarnaast nog een persoonlijk motief. “Ik hoef helemaal niets te hebben uit China of de Verenigde Staten. Het voelt goed dat KOW afneemt van een degelijk Nederlands familiebedrijf.”

Flinke stap voorwaarts

KOW heeft flinke stappen gezet qua automatisering vindt Jill. “In vergelijking met de oude situatie hebben we veel voordelen behaald met het boeken van facturen, dat gaat veel efficiënter. Bankafschriften worden automatisch ingelezen. Fte-overzichten rollen automatisch uit het systeem en ik kan alles heel makkelijk exporteren. Geen handtekeningetjes op papier meer voor akkoord, maar met één druk op de knop geregeld.’’ Pieter vindt het een uitkomst dat hij via een workflow automatisch een signaal krijgt als bijvoorbeeld een contract afloopt. “Vroeger kreeg je zo’n grote ordner op je bureau en die bleef daar dan een weekje of zes onaangeroerd liggen. Dit is voor ons een flinke stap voorwaarts.”

Jill ontdekt elke keer nieuwe mogelijkheden om processen nog slimmer te organiseren. “Dus het is niet zo dat je na een jaar klaar bent met inrichten. De software daagt je uit om continu te blijven nadenken over je processen. En je af te vragen: hoe kunnen we het nog handiger aanpakken?”

Vinger aan de pols

Wat levert het werken met de ERP-software op? Pieter: “We beschikken nu over een geautomatiseerd en integraal beeld van onze bedrijfsvoering. Dat scheelt ons sowieso accountancy. Met één druk op de knop zijn alle gegevens voor de jaarrekening naar onze accountant gestuurd. Die kan in principe heel snel de jaarrekening op stellen. ‘’

Jill ervaart elke dag hoeveel tijd ze bespaart. “Ik win duidelijk tijd met alle processen. Bovendien werk ik voor HR en Finance nu nog maar met een dun ordnertje. Zo goed als alle dossiers zitten nu digitaal in het systeem.”

Pieter: “Voor de projecten is de nacalculatie goed georganiseerd, net als het aanmaken van fases en projectprofielen. Het grote voordeel daarvan is dat je standaardrapportages op InSite (het medewerkersportaal van AFAS) kunt publiceren voor het management. Daarin kun je de stand van zaken van de projecten uitlezen en je krijgt een goed beeld van hoe het bedrijf presteert. Je kunt dus heel goed de vinger aan de pols houden.” “We ontdekken trouwens ook steeds meer handige dashboards in het systeem”, merkt Debbie op.

Muizen op het vloerkleed

Volgens Pieter komt het er vooral op aan om goed te begrijpen wat de software kan, want dat is nogal wat. “Ik vergelijk het weleens met een kat in een kamer met twintig muizen op het vloerkleed. In het begin weet de kat gewoon niet op welke muis hij moet tikken, zoveel zijn het er. Wij gebruiken inmiddels de voor ons belangrijkste functionaliteiten, maar er lopen nog steeds muizen rond.’’ Debbie valt hem bij: “En AFAS blijft ontwikkelen. Dus als wij onze muizen een plekje hebben gegeven, dan komt AFAS weer met een boel nieuwe muizen aanzetten. Dat is leuk!”

Jill Hofbauer en Debbie Visser.

Samenwerken

Debbie is zeer te spreken over de pro-activiteit van AFAS: “We kregen deze week nog een mailtje van onze consultant waarin ze meldde dat ze tijd heeft om wat extra ondersteuning te bieden als dat nodig is. Dan voel je je echt gewaardeerd als klant.”

Tot slot concludeert Pieter: “Als ik zie wat AFAS ons allemaal biedt, dan is de prijs/kwaliteitverhouding gewoon goed.”

Foto’s: Rianne van Soest, Favori Business &Lifestyle.

Dit artikel is gesponsord door AFAS.

Dit vind je misschien ook interessant